Informowanie pracownika o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej 2019 Pracodawca lub upoważniona przez niego osoba opatruje każde odwzorowanie cyfrowe (np. skan) dokumentów z papierowej dokumentacji pracowniczej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią informacja o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej po rozwiązaniu umowy o pracę, skierowanie na badanie profilaktyczne, upoważnienie do przetwarzania danych osobowych, oświadczenie o udostępnieniu wizerunku do celów służbowych, karta obiegowa w związku z zakończeniem zatrudnienia, umowa o pracę na okres próbny, Informacja o okresie przechowywania dokumentacji. Źródło: Gazeta Podatkowa nr 66 (1628) z dnia 19.08.2019, strona 11 - Spis treści ». Dział: Poradnik podatkowo-kadrowy. Autor: Agata Barczewska. Zatrudnialiśmy pracowników w latach 2006-2018. W 2019 r. podjęliśmy decyzję o skróceniu okresu przechowywania ich dokumentacji pracowniczej Wg. przepisów do stosunków pracy nawiązanych przed dniem 1 stycznia 2019 r. obowiązują stare przepisy, nakazujące przechowywanie dokumentacji pracowniczej przez okres 50 lat. W określonych sytuacjach dla stosunków pracy nawiązanych po 31.12.1998 r. a przed 01.01.2019 r. okres przechowywania dokumentacji osobowej może zostać skrócony. 1) jest stroną tego postępowania – przechowuje dokumentację pracowniczą do czasu jego prawomocnego zakończenia, nie krócej jednak niż do upływu okresu, o którym mowa w art. 94 katalog podstawowych obowiązków pracodawcy pkt 9b; art. 947 niszczenie dokumentacji pracowniczej po upływie terminu do jej odbioru stosuje się odpowiednio okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 94 5 2; możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 94 5 2; Informacja o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości odbioru i konsekwencjach nieodebrania dokumentacji - OpenLEX. OpenLEX. Wzory i narzędzia. Uczestnicy dowiedzą się m.in. jak długo przechowywać dokumentację pracowniczą w zależności od daty zawarcia umowy o pracę. Wskażemy okoliczności, w jakich pracodawca ma obowiązek wydać pracownikom informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości jej odbioru oraz zniszczeniu. 3) zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania przez pracownika w przewidzianym okresie. Informacja o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej nie może sprowadzać się tylko do wskazania, że będzie ona przechowywana przez 10 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym zakończyło się zatrudnienie. odpowiedź Ustawa z 10 stycznia 2018 r, wprowadzając zmiany m.in. do kodeksu pracy, nakazuje wydanie oprócz świadectwa pracy informacji o: okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, a więc o tym, że akta pracownika są przechowywane przez 10 lat (licząc od końca roku kalendarzowego, w którym został rozwiązany stosunek pracy), możliwości odbioru przez niego tej dokumentacji jrGKw61. W 2019 roku weszły w życie przepisy zmieniające zasadniczo okres przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz jej formę. Poniżej podajemy najważniejsze związane z tym informacje. Jak długo należy przechowywać dokumentację pracowniczą? Od 2019 możliwe są 3 przypadki: Pracownik został zatrudniony po 1 stycznia 2019. W tej sytuacji okres przechowywania jego dokumentacji zawsze będzie wynosił 10 lat. Pracownik został zatrudniony przed 1 stycznia 1999. W tej sytuacji okres przechowywania dokumentacji zawsze będzie wynosił 50 lat. Pracownik został zatrudniony między 1 stycznia 1999 a 31 grudnia 2018. Zasadniczy okres przechowywania jego dokumentacji wynosi 50 lat, jednak po spełnieniu określonych warunków może być skrócony do 10 lat. Jakie warunki należy spełnić by skrócić okres do 10 lat? Przypominamy, że dotyczy to wyłącznie pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 a 31 grudnia 2018. Pracownikom zatrudnionym wcześniej nie da się skrócić okresu przechowywania, natomiast pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 z definicji obowiązuje 10-letni okres. Pracodawca, który chce skrócić okres przechowywania musi wysłać dodatkowe informacje do ZUS. Pierwszą z nich jest druk ZUS-OSW. Jest to informacja, że pracodawca zamierza skrócić okres przechowywania dokumentacji i zobowiązuje się do dostarczenia dodatkowych raportów do ZUS w terminie 1 roku. Druga informacja dotyczy każdego byłego pracownika. Należy sporządzić i wysłać do ZUS druk ZUS-RIA, mówiązy o sposobie rozwiązania umowy o pracę oraz zawierający dodatkowe informacje pomocne w ustaleniu podstawy emerytalnej. O wysłaniu tych dokumentów do ZUS oraz o skróceniu okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej należy też powiadomić byłych pracowników. Jakie dodatkowe informacje należy przekazać pracownikom w przypadku 10-letniego okresu przechowywania? Wszystkim pracownikom, których umowy o pracę były zawarte po 1 stycznia 2019 i którym w związku z zakończeniem umowy o pracę wydawane jest świadectwo pracy, należy wydać dodatkową informację określającą: do kiedy będzie przechowywana dokumentacja pracownicza w jakim terminie pracownik ma możliwość jej odebrania w jakim terminie pracodawca może zniszczyć dokumentację pracowniczą Wzór takiej informacji zawarty jest na dole tego wpisu. Nasze usługi Wypełniamy dla naszych klientów druki ZUS-OSW oraz ZUS-RIA. Jest to usługa płatna, po szczegóły dotyczące ceny zapraszamy do kontaktu z naszym biurem. Informacja o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej – wzór Tomasz Smolarek Księgowy, informatyk, logistyk, fotograf i podróżnik. Twierdzi, że zostało jeszcze tyle fantastycznych miejsc do zobaczenia! Wzory dokumentówRozwiązywanie umów Testuj Portal Dokumentacja kadrowo-płacowa przez 48 godzin. To kompleksowy serwis ekspercki dla osób zajmujących sprawami personalnymi, który oferuje: Autorskie wzory dokumentów kadrowo-płacowych Indywidualne konsultacje z ekspertami Newslettery o zmianach w przepisach E-booki, raporty, zestawienia Wzory dokumentów, wskaźniki, wideo porady Sprawdź ofertę » Zaloguj się, jeśli masz już konto: Podobne artykuły Zobacz również Anna Makarczuk redaktorka Portalu i Magazynu Dokumentacja kadrowo-płacowa Zapisz się na newsletter Odbierz e-book w prezencie Ulga dla klasy średniej pułapki, kalkulacje na listach płac Pytanie: Jak powinna być sformułowana informacja dotycząca okresu przechowywania oraz udostępniania dokumentacji pracowniczej, która powinna znajdować się w aktach osobowych? Jeśli jesteś subskrybentem publikacji Prawo pracy w pytaniach i odpowiedziach zaloguj się Adres e-mail lub login:Hasło:Nie pamiętam hasłaZapamiętaj mnie Zapomniałeś hasła ? kliknij tutaj Zostań subskrybentem publikacji Prawo pracy w pytaniach i odpowiedziach ZOBACZ OFERTĘ